Opis produktu
Profesjonalny sekretariat
Cel
Celem szkolenia jest wzmocnienie skuteczność realizacji zadań sekretariatu,
a jednocześnie profesjonalnej obsługi klienta, tak aby budować pozytywny wizerunek firmowy oraz własny.
Uczestnicy pozyskają umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań.
Szkolenie jest przeznaczone dla:
• pracowników sekretariatu,
• osób chcących podnieść swoje kwalifikacje,
• osób zainteresowanych omawianą tematyką.
Szkolenie jest przygotowane w formie ciekawej prezentacji multimedialnej, zawierającej teoretyczne zagadnienia dotyczące umiejętności wykonywania prostych czynności (np. porządkowania i gromadzenia dokumentacji), jak i czynności złożonych: przygotowania
i organizowania narad, zebrań i konferencji, sporządzania sprawozdań, organizowania pracy sekretariatu, przetwarzania informacji czy kompleksowej obsługi nowoczesnego sprzętu biurowego.
Zaświadczenie:
Na zakończenie szkolenia uczestnik rozwiązuje test zaznaczając prawidłowe odpowiedzi.
Po ukończonym kursie/ szkoleniu wystawiamy zaświadczenie na podstawie Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej (MEN) z dnia 11 stycznia 2012 w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U z 2012 r. poz. 186) – potwierdzające uzyskane kwalifikacje zawodowe.
Uczestnik otrzymuje również Certyfikat poświadczający ukończenie szkolenia.
Program
Moduł 1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
a) rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy,
b) funkcja reprezentacyjna sekretariatu,
c) zachowanie, kultura osobista, ubiór,
d) kto jest naszym Klientem?,
e) rola jakości, systemu i standardów obsługi.
Moduł 2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
a) rola komunikacji w pracy biurowej,
b) przekaz niewerbalny i jego znaczenie,
c) zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne,
d) aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie),
e) komunikatywność i precyzja wypowiedzi.
Moduł 3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
a) jak prezentować siebie i swoją firmę?,
b) zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć,
c) wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia,
d) sztuka dyplomacji, na co dzień.
Moduł 4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
a) pierwsze wrażenie,
b) przedstawianie i zapoznawanie,
c) prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach,
d) tytułowanie – formy, zasady, błędy,
e) towarzyszenie.
Moduł 5. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
a) zarządzanie czasem własnym i szefa,
b) ustalanie priorytetów i planowanie zadań,
c) monitoring realizacji zadań.
Moduł 6. Organizacja spotkań:
a) rodzaje imprez,
b) przygotowanie,
c) zaproszenia,
d) plan miejsc,
e) przeprowadzenie spotkania,
f) efektywne zarządzanie naradami.
Moduł 7. Komunikacja w biznesie:
a) sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu,
b) small talk w rozmowach biznesowych,
c) tematy wskazane i zakazane,
d) jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania,
e) bilety wizytowe i zaproszenia,
f) wręczanie upominków oraz kwiatów.
Moduł 8. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
a) zasady adresowania i tytułowania w korespondencji,
b) kultura słowa pisanego,
c) styl i redakcja,
d) zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń,
e) poza treściowe aspekty korespondencji,
f) zasady etykiety w korespondencji przez Internet,
g) zasady przyjmowania korespondencji,
h) zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji,
i) wysyłanie korespondencji,
j) przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.
Moduł 9. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
a) budowanie wizerunku przez telefon,
b) rozmowa przez telefon,
c) przekazywanie informacji,
d) umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia.
e) dykcja, intonacja, ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. szybkość mówienia, tempo wypowiedzi,
f) kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej,
g) telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego,
h) etykieta telefoniczna.